Política de tratamiento de datos personales

Capitulo I. Disposiciones Generales

1.Ambito de aplicación. El presente Manual de políticas y procedimientos será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de Moviaval, será de obligatoria aplicación para todos los trabajadores, proveedores y/o cualquier tercero que actúe en nombre de Moviaval y tendrá vigencia a partir del 10 de mayo de 2016 y hasta el cesen de las operaciones de la sociedad o hasta que se expida una nueva versión que lo reemplace, lo que ocurra primero

2. Definiciones. De acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012 así como en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 y, para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento, se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

f) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

j) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,  tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios. De acuerdo con lo estipulado en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que se aplicarán en el desarrollo, interpretación y aplicación del presente Manual:

a. Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y a las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Moviaval, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlable para ofrecer un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Moviaval se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Moviaval está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Capítulo II. Tratamiento de los datos y finalidad

1. Autorización. El Tratamiento de datos personales registrados en cualquier base de datos de Moviaval requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular y deberá constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro medio que permita garantizar su posterior consulta, en donde se informe lo siguiente:

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

b) Como acceder al Manual de políticas y procedimientos de protección de datos personales para conocer los derechos que le asisten como Titular de la información y el procedimiento para ejercer su derecho de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.

c) En caso de tratarse de datos sensibles se informará al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles, la finalidad de su Tratamiento así como el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles.

d) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuando estas versen sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

2. Finalidad. Moviaval en desarrollo de su objeto social recolecta, registra, procesa, almacena, confirma, modifica, reporta, consulta, entrega, comparte suprime y/o destruye información con la autorización del titular de la misma. Los datos recolectados son los pertinentes y adecuados para permitirnos ofrecer los servicios de la compañía; consultar, reportar y actualizar ante los operadores de información y riesgo; actualizar el estado de las relaciones contractuales; dar cumplimiento a las obligaciones pactadas; elaborar análisis estadísticos, labores de mercadeo, promoción, ofrecimiento de servicios; gestión de cobranza; utilizar la información suministrada por el cliente o usuario de las personas señaladas como referencias personales o laborales, con el fin de actualizar permanentemente los datos personales, entre otros, para hacer notificaciones de acciones judiciales.

3. Vigencia de las bases de datos. Las Bases de Moviaval tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto veinte (20) años contados a partir de la fecha de la autorización.

Capítulo III. Derechos y Deberes

1. Derechos del Titular de los datos personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Moviaval en su condición de responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Moviaval en su condición de Responsable del Tratamiento.

c) Ser informado por Moviaval, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Moviaval o ante el Encargado del Tratamiento, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales excepto cuando el titular tenga el deber legal o contractual de estar en la base de datos de Moviaval. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento Moviaval o el de su Encargados, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

2. Deberes de los Responsables del Tratamiento. De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Moviaval como Responsable del Tratamiento, cumplirá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. }

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados, de acuerdo con lo establecido en el Capítulo IV del presente Manual, en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo complementen.

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. Deberes de los Encargados del Tratamiento. De acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 Moviaval, cuando actúe en Calidad de Encargado del Tratamiento, cumplirá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos del presente Manual y de la Ley 1581 de 2012.

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y reclamos formulados, de acuerdo con lo establecido en el Capítulo IV del presente Manual, en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo complementen.

f) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.

g) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

j) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Capítulo IV. Peticiones, quejas y reclamos

Para garantizar que los Titulares puedan ejercer correcta y libremente sus derechos sobre la información personal de ellos recogida, el Área jurídica de Moviaval será la encargada de recibir las consultas o reclamos, de canalizar la información a quien corresponda dentro de la organización y/o de recoger la información necesaria y de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato.

1. Suministro de información. Con el fin de garantizar la seguridad de la información personal contenida en nuestras bases de datos y de conformidad con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, Moviaval únicamente suministrará la información que reúna las condiciones a: i) a los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; ii) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; iii) a los terceros autorizados por el Titular o por la ley. Cuando los Titulares de la información o las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes presenten una consulta o reclamo, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

I. Cuando el Titular de la información presente solicitud por escrito directamente en la dirección de correspondencia deberá exhibir su documento de identidad o adjuntar copia del documento de identidad.

II. Si la solicitud es enviada por correspondencia o vía correo electrónico deberá anexarse la copia del documento de identidad.

III. Si la solicitud se presenta por medio de apoderado o autorizado, se debe anexar el poder debidamente autenticado, adjuntando copia de los documentos de identidad.

IV. Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito, deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad o copia del certificado de defunción y del registro civil donde se acredite el parentesco.

V. Las solicitudes presentadas por las entidades públicas o administrativas deberán indicar en la solicitud la finalidad concreta para la cual requieren la información.

2. Requisitos mínimos para presentar consultas y reclamos. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar o presentar reclamos sobre la información personal que repose en Moviaval, a través de los siguientes medios:

Correo electrónico: servicioalcliente@moviaval.com

Correspondencia: Avda. Circunvalar No. 8b- 51 Edificio Bancafé oficina 302, Pereira – Risaralda

La solicitud deberá contener, por lo menos:

a. Nombres y apellidos completos del Titular

b. Número de cédula o documento de identificación

c. Descripción precisa y detallada de los hechos que dan lugar a la solicitud (consulta o reclamo)

d. Acreditación de la calidad del solicitante que formula la consulta o reclamo de acuerdo con lo establecido en el numeral 1 del Capítulo IV del presente documento.

e. Dirección de correspondencia (incluyendo al ciudad) y/o correo electrónico a donde será enviada la respuesta.

f. Documentos que se quiera hacer valer.

3. Procedimiento para presentar Consultas

Si la consulta cumple con los requisitos mínimos, Moviaval atenderá las consultas o solicitudes en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. Procedimiento para presentar Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de Moviaval debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo que deberá cumplir con los requisitos exigidos en los numerales 1 y 2 del Capítulo IV. El reclamo será atendido dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. En caso de que Moviaval no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.